Cómo importar su lista

Algunos jardines ya tienen datos del archivo de votantes, pero puede que necesites importar otros manualmente a su jardín.

• Requisitos de importación
• Importar un nuevo CSV
  • Seleccionando tu tipo de importación
    • Crear una lista con identificadores únicos
    • Actualizar datos
    • Insertar datos
• Subiendo tu nueva lista
• Asignando tus columnas
• Manejo de errores
  • Errores de la validación
  • Errores de registros que no se importaron
• Cancelar una importación

Antes de empezar, revisa los requisitos de importación para asegurarte de que su archivo esté bien formateado.

Requisitos de importación

• El nombre de su archivo no puede exceder los 80 caracteres. 
• Tu archivo no puede exceder los 60 MB.
• Asegúrate de que tus datos estén en un archivo .CSV con codificación UTF-8.
  • Usa archivos .CSV simples o archivos .CSV de MS-DOC para importar. Los archivos .CSV de Apple/Mac NO son compatibles.
  • Para Excel - “Archive” (Archivo) > “Save as”  (Guardar como) > “File Format” (Formato de archivo) > CSV UTF-8 (delimitado por comas) (.csv)
  • Para Google Sheets - Descargar tu archivo desde Google Docs en formato .csv se guardará automáticamente en UTF-8. Archivo > “Download” (Descargar) > “Comma Separated Values (.csv)” (Valores Separados por Comas (.csv)). 
• Si incluyes un número de teléfono en tu importación, por favor elimina el código de país (+1 para Estados Unidos) de tu archivo antes de importar. Los ”Phonebanks” (bancas telefónicas) que utilicen número de teléfonos que contengan un código de país FALLARÁN.  
• Si incluyes una columna para el sexo, el valor debe ser uno de los siguientes, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas:
  • Femenino
  • Masculino
  • No Binario  
  • Desconocido
• Toma aproximadamente 20 minutos cargar cada 10,000 direcciones para longitud y latitud.
• Se recomienda que los números de apartamentos se incluyan como Dirección 2.
• Las direcciones de tu archivo deben corresponder al estado donde se creó tu Jardín.

✏️ Por favor, ten en cuenta: Tu archivo no se podrá importar si no cumple con los requisitos anteriores.

Importar un nuevo CSV

Encontrarás la página tocando en la barra de menú y luego en “Imports’ (importar).

En esta página puedes ver el registro de todas tus importaciones anteriores, iniciar un nuevo proceso de importación con un archivo, verificar el progreso de las importaciones actuales y cancelar las importaciones que todavía están en proceso.

✏️ Por favor, ten en cuenta: Los usuarios con nivel Admin II y Superadmin pueden ver todas las importaciones en un jardín, incluidas las de otros usuarios.

Toca en el botón “Import a New CSV” (importar un nuevo CSV).

Seleccionando tu tipo de importación

Luego, deberás seleccionar el tipo de importación que quieres crear. Esto dependerá de lo que necesites hacer con la lista importada y afectará los campos que necesitas en tu archivo para importar correctamente.

Create a list from Unique Identifiers (crear una lista con identificadores únicos)

Esta opción te permite crear una Lista en OpenField usando solo un ID Único. Debes mapear al menos un ID Único de la siguiente lista. Cualquier persona en tu archivo con un ID que corresponda a uno de tu base de datos se añadirá a la lista. 

Los ID Únicos disponibles son: 

• OpenField ID
• DWID + State
• Voterbase ID
• Actionkit ID
• Van ID + State
• Action Network ID
• Mobilize ID
• State File ID + State

✏️ Por favor, ten en cuenta: solo puedes emparejar un tipo de ID Único a la vez.

✏️ Por favor, ten en cuenta: si agregas columnas adicionales en tu archivo (como nombre, dirección, etc.), los datos de tu archivo reemplazarán los que ya están en OpenField.

Update Data (actualizar datos) 

Esta opción necesitará un ID Único de la lista anterior y al menos un campo adicional, como dirección o número de teléfono.

✏️ Por favor, ten en cuenta: solo puedes emparejar un tipo de ID Único a la vez.

✏️ Por favor, ten en cuenta: cualquier otro campo que agregues en tu archivo reemplazará los datos que ya están en OpenField.

✏️ Por favor, ten en cuenta: te recomendamos usar esta opción solo si estás seguro de que los datos en tu archivo son más precisos que los que ya están en tu jardín de OpenField.

Insert Data (insertar datos) 

Esta opción es ideal para agregar nuevas personas a tu jardín de OpenField y para emparejar registros existentes. Un canvass tiene requisitos de mapeo diferentes a los de un banca telefónica.

• Para el canvassing, necesitarás un nombre y apellido, y una de las siguientes combinaciones de campos de dirección:
  • Dirección Completa
  • Estado + Ciudad + Dirección 1
  • Estado + Ciudad + Nombre de la Calle + Número de la Calle
  • Estado + Ciudad + Parte de la Calle + Número de la Calle
• Para la banca telefónica, necesitarás un nombre y apellido, y uno de los siguientes campos de teléfono:
  • Teléfono 1
  • Teléfono 2
  • Teléfono 3
  • Teléfono 4

✏️ Por favor, ten en cuenta: Si tiene un archivo con contactos que incluyen datos de teléfono y dirección, le recomendamos dividirlos en tres listas para importar: una con los que solo tienen teléfono, otra con los que solo tienen dirección y una con los que tienen ambos.

✏️ Por favor, ten en cuenta: si no puedes agregar un DWID o un VAN ID si eliges la opción de Insertar datos; por favor, usa alguna de las otras opciones mencionadas arriba.

Después de seleccionar el tipo de importación adecuado, haz clic en “Upload a new list”  (Subir una nueva lista).

Subiendo tu nueva lista

En la pantalla de “Upload a new list” (subir tu nueva lista), deberás ingresar un nombre y una descripción para tu lista importada. Estas listas estarán disponibles en “Create Search” (crear una búsqueda).

✏️ Por favor, ten en cuenta: usar un nombre de lista que ya existe no significa que estés agregando a esa lista; se creará una nueva lista con el mismo nombre.

Aquí es donde asignarás los campos necesarios según el tipo de importación que elijas.

✏️ Por favor, ten en cuenta: si tu archivo de importación tiene una fila de encabezado, asegúrate de marcar la casilla "Ignore row 1" (ignorar fila 1) antes de importar.

Si no marcas esta casilla, recibirás un mensaje de error al validar que dice: “This error is in the first row, is that the header row and you forgot to ignore it? You can ignore the first row by checking the box at the top of the page.” (Este error está en la primera fila. ¿Es la fila de encabezado y olvidaste ignorarla? Puedes ignorar la primera fila marcando la casilla en la parte superior de la página). 

✏️ Por favor, ten en cuenta: si hay un valor no válido en las primeras 10 filas de tu archivo, como un número de teléfono o un correo electrónico mal formateados, es posible que todo el archivo falle. Marca la casilla junto a “ Validate first 10 example rows” (validar las primeras 10 filas) de ejemplo para revisar tu archivo y detectar posibles errores.

✏️ Por favor, ten en cuenta: si seleccionaste el tipo de importación incorrecto, puedes cambiarlo en la pantalla de “Upload your new list” (subir tu nueva lista). Haz clic en el menú desplegable y selecciona el tipo de importación correcto.

 

Asignando tus columnas

Para procesar tus datos, debes mapear todos los campos necesarios según el tipo de importación que elegiste. Los campos requeridos aparecerán en rojo sobre las columnas de tu archivo, para ayudarte a ver cuáles aún necesitan ser mapeados. Se volverán verdes cuando los hayas mapeado.

Para mapear una columna, haz clic en el menú desplegable encima de ella en la vista previa de tu lista y elige el nombre del campo correspondiente en OpenField. Si no quieres importar una columna, puedes dejar el menú desplegable en “Skip” (omitir).

Repite este proceso hasta que todas las columnas estén mapeadas. Luego, haz clic en “Import Your List” (importar tu lista) para iniciar el importador.

¡Tu archivo se está importando! Cuando termine, verás una barra verde completamente cargada y un mensaje de “Success!” (¡éxito!). 

✏️ Por favor, ten en cuenta: tu lista no se importará por completo hasta que la barra verde de éxito esté llena.

También verás cuántas filas de tu archivo se importaron correctamente. Si alguna fila no se importó bien, puedes descargarlas haciendo clic en “Download records that failed to import” (descargar los registros que no se importaron). Lea la sección de manejo de errores a continuación para más información sobre cómo solucionar problemas.

Manejo de errores 

Errores de validación

Tendrás errores si tu archivo tiene valores que el importador no acepta. Si marcaste la casilla para validar las primeras 10 filas de tu archivo, el importador resultará la primera fila con un error y dará una descripción del mismo.

En la imagen de abajo, había números de teléfono no válidos, valores no aceptados para sexo y correos electrónicos mal formateados. Corrige tu archivo y vuelve a subirlo.

✏️ Por favor, ten en cuenta: la verificación de importación solo revisa las primeras 10 filas de tu archivo, así que si hay errores en filas más abajo, no los verás antes de hacer clic en importar tu lista. Revisa los requisitos  de importación al inicio de este artículo para formatear correctamente tu archivo.

Errores de registros que no se importaron

Si algunas filas de tu archivo no se importaron, puedes ver la razón en el archivo descargado al hacer clic en “Download records that failed to import” (descargar los registros que no se importaron). Al final del archivo, se añadirá una columna llamada 'error' con una descripción de por qué no se importó cada fila.

Corrige el problema en el archivo original o en el archivo de errores, y luego vuelve a subirlo.

✏️ Por favor, ten en cuenta: si una fila tiene varios errores, solo el primero detectado aparecerá en la columna de errores. Revisa toda la fila por posibles errores adicionales antes de volver a subirla.

Cancelar una importación

Si necesitas cancelar una importación en progreso, haz clic en “Cancel” (cancelar) junto a la importación.

Se te pedirá que confirmes la cancelación. Haz clic en “Yes” (sí) para confirmar, y la importación se cancelará.

✏️ Por favor, ten en cuenta: no puedes recuperar una importación una vez que ha sido cancelada. Necesitarás comenzar una nueva importación.

¿Tienes más preguntas? Envíanos un correo a [e-mail]. 

Si tienes peticiones de funcionalidades o surgerencias para mejorar OpenField, ¡visita nuestra página de Canny!